Thủ tục hành chính là gì?

1. Khái niệm về thủ tục hành chính

Thủ tục hành chính là cách thức và trình tự thực hiện thẩm quyền quản lí hành chính nhà nước của các chủ thể quản lí hành chính nhà nước và cách thức tham gia vào các công việc quản lí hành chính nhà nước của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhằm thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình trong quản lí hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật.

Căn cứ vào khoản 1 Điều 3 Nghị định 63/2010/NĐ-CP có quy định :” Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức.”

Trong thủ tục hành chính có chủ thể thực hiện thủ tục hành chính và chủ thể tham gia thủ tục hành chính. Chủ thể thực hiện thủ tục hành chính là chủ thể có thẩm quyền nhân danh Nhà nước tiến hành các thủ tục hành chính bao gồm các cơ quan nhà nước, tổ chức và những người có thẩm quyền. Chủ thể tham gia thủ tục hành chính có thể là cơ quan, tổ chức hoặc công dân.

Mỗi hoạt động quản lí theo cách nói thông thường (ví dụ, hoạt động ban hành văn bản quy phạm pháp luật, hoạt động cấp giấy phép, hoạt động xử phạt vi phạm hành chính…) thực chất là chuỗi những hoạt động diễn ra theo trình tự nhất định mà mỗi hoạt động cụ thể trong đó có thể được thực hiện bởi những chủ thể khác nhau, ở những thời điểm khác nhau, với nội dung và nhằm những mục đích khác nhau. Kết quả của hoạt động quản lí phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó phụ thuộc một phần đáng kể vào số lượng, thứ tự các hoạt động cụ thể, mục đích, nội dung, cách thức tiến hành các hoạt động cụ thể trong một chuỗi hoạt động thống nhất, tức là phụ thuộc vào thủ tục tiến hành các hoạt động quản lí. Thủ tục đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành bộ máy nhà nước cũng như bảo đảm quyền và lợi ích của thủ tục hành chính là tổng thể các quy phạm pháp luật xác định các quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia vào các quan hệ xã hội do luật hành chính xác lập nhầm thực hiện các quy phạm vật chất cùa luật hành chính. Thực ra thù tục hành chính do quy phạm pháp luật hành chính quy định nên thủ tục hành chính chính là nội dung của nhóm quy phạm pháp luật hành chính (thường gọi là quy phạm thủ tục) chứ thủ tục không phải là quy phạm pháp luật.

2. Các đặc trưng cơ bản của thủ tục hành chính

Thủ tục hành chính có những đặc trưng:

1) Thủ tục hành chính tuy do nhiều cơ quan Nhà nước, cán bộ, công chức thực hiện nhưng cơ quan hành chính nhà nước và cán bộ, công chức thuộc những cơ quan này là chủ thể chủ yếu;

2) Thủ tục hành chính đo pháp luật hành chính quy định và có tính chất bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan;

3) Thủ tục hành chính có nhiều loại khác nhau;

4) Thủ tục hành chính gắn với công tác công văn, giấy tờ của Nhà nước.

Thủ tục hành chính có 3 loại: Thủ tục hành chính nội bộ, thủ tục hành liên hệ và văn thư hành chính.

Toàn bộ các quy phạm pháp luật về thủ tục hành chính tạo thành chế định thủ tục hành chính – chế định quan trọng của luật hành chính. Chỉ có các hoạt động quản lí hành chính nhà nước đã được quy phạm thủ tục hành chính điều chỉnh mới là thủ tục hành chính. Còn các hoạt động tổ chức – tác nghiệp cụ thể nào đó trong hoạt động quản lí hành chính không được các quy phạm thủ tục hành chính điều chỉnh thì không phải là thủ tục hành chính.

3. Phân tích các đặc điểm của thủ tục hành chính

Mặc dù có nhiều thủ tục hành chính khác nhau nhưng do tính thống nhất của quản lí hành chính nhà nước nên các thủ tục hành chính có một số đặc điểm chung sau đây:

Thứ nhất, thủ tục hành chính là thủ tục thực hiện các hoạt động quản lí nhà nước hay thủ tục hành chính được thực hiện bởi các chủ thể quản lí hành chính nhà nước.

Các hoạt động quản lí diễn ra trong lĩnh vực nào được thực hiện theo thủ tục pháp luật quy định trong lĩnh vực đó. Hoạt động quản lí trong lĩnh vực hành pháp (quản lí hành chính nhà nước) được thực hiện theo thủ tục hành chính. Quản lí hành chính nhà nước được thực hiện bởi các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, cá nhân được nhà nước trao quyền, trong đó quan trọng nhất phải kể đến các cơ quan hành chính, các cán bộ, công chức trong hệ thống cơ quan này. Vì cơ quan hành chính có chức năng quản lí hành chính nhà nước nên các chủ thể trong hệ thống cơ quan đó không chỉ thực hiện phần lớn các thủ tục hành chính mà còn thực hiện những thủ tục liên quan đến các hoạt động quản lí hành chính quan trọng nhất. Ngoài cơ quan hành chính, các cơ quan nhà nước khác cũng tiến hành các thủ tục hành chính khi thực hiện hoạt động quản lí hành chính nhà nước như khi các cơ quan đó xây dựng, củng cố chế độ công tác nội bộ; các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính khi tiến hành các hoạt động quản lí hành chính được Nhà nước trao quyền trong những trường hợp cụ thể do pháp luật quy định. Các chủ thể nói trên, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn của mình, khi tiến hành

Thứ ba, thủ tục hành chính có tính mềm dẻo, linh hoạt.

Hoạt động quản lí hành chính nhà nước vốn phong phú, đa dạng. Nội dung và cách thức tiêh hành từng hoạt động cụ thể chịu sự tác động của rắt nhiều yếu tố khác nhau như thẩm quyền, năng lực của chủ thể quản lí, đặc điểm của đôì tượng quản lí, điêu kiện, hoàn cảnh diễn ra hoạt động quản lí… Mỗi yếu tố đó lại chịu sự tác động đan xen phức tạp của các yếu tố kinh tế, chính tri, văn hoá-xã hội khiến cho hoạt động quản lí hành chính trở nên hết sức sống động. Thủ tục hành chính vối tính chất là cách thức tổ chức thực hiện các hoạt động quản lí đương nhiên phải linh hoạt mới có thể tạo nên quy trình hợp lí cho từng hoạt động quản lí cụ thể. Do vậy, không thể có một thủ tục hành chính duy nhất cho toàn bộ hoạt động quản lí hành chính nhà nước mà có rất nhiều thủ tục hành chính. Thậm chí để giải quyết một loại công việc nhất định cũng có thể cần các thủ tục hành chính khác nhau. Ví dụ, pháp luật quy định hai thủ tục xử phạt vi phạm hành chính là thủ tục đơn giản và thủ tục có lập biên bản. Việc định ra hai thủ tục để xử phạt vi phạm hành chính vừa đơn giản, thuận tiện cho người xử phạt và người bị xử phạt trong trường hợp có thể, vừa đảm bảo tính chặt chẽ, có cơ sở cho hoạt động xử phạt vi phạm hành chính. Mặt khác, so với thủ tục lập pháp và thủ tục tư pháp, nhu cầu bãi bỏ thủ tục hành chính cũ, đưa ra thủ tục mới, thay đổi các thủ tục đã có đặt ra khá thường xuyên đảm bảo thích ứng vói sự biến đổi linh hoạt của hoạt động quản lí. Khi xây dựng thủ tục hành chính nếu nhận thức đúng đắn về đặc điểm này sẽ tạo ra sự linh hoạt, mềm dẻo cho hoạt động quản lí, nếu phủ nhận đặc điểm này có thể làm xơ cứng hoạt động quản lí, kìm hãm quá trình phát triển xã hội. Sự cường điệu tính linh hoạt của thủ tục hành chính cũng có thể dẫn đến việc đặt ra quá nhiều thủ tục một cách không cần thiết hoặc thay đổi thủ tục một cách tuỳ tiện làm cho hoạt động quản lí thiếu ổn định.

Thứ hai, chỉ cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền mới có quyền thực hiên thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục trong phạm vi thẩm quyền do pháp luật quy định. Xét dưởi góc độ quyền lực, thực hiện thủ tục hành chính là hoạt động sử dụng quyền lực nhà nước. Quyền lực nhà nước trong mọi trường hợp chỉ được sử dụng bởi những chù thể do pháp luật quy định và nằm trong cơ cấu quyền lực nhà nước nói chung. Mỗi chủ thể chỉ sử dụng quyền lực trong giới hạn nhất định. Tương ứng với giới hạn thẩm quyền pháp luật trao cho, mỗi chủ thể có những phương tiện và điều kiện nhất định đảm bảo cho việc thực hiên thẩm quyền (điều kiện vật chất, nhân sự, bộ máy…). Do đó, các thủ tục được thực hiện không đúng thẩm quyền thì không những việc thực hiện thủ tục đó không hợp pháp mà hiệu quả quản lí cũng bị ảnh hưởng.

Thứ ba, thủ tục hành chính phải được thực hiện đúng pháp luật. Về mặt lí thuyết, tất cả các thủ tục hành chính được pháp luật quy định đều là cần thiết và là quy trình hợp lí nhất để thực hiện các hoạt động quản lí trên thực tế. Hơn nữa, mỗi thủ tục hành chính được thực hiện nhiều lần ở những thời điểm khác nhau, bởi các chủ thể khác nhau, sự tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục hành chính tạo nên tính khoa học, đồng bộ, thống nhất trong quản lí hành chính nhă nước. Ngay cả khi các thủ tục hành chính đã trở nên không còn phù hợp do nhận thức về quản lí hay thực tiễn quản lí thay đổi thì các chủ thể thực hiện thủ tục cũng không được tuỳ tiện thay đổi hoặc bỏ qua. Một thủ tục hành chính cụ thể chỉ mất giá tri pháp lí khi bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ.

4.Yêu cầu về nội dung trong quy định thủ tục hành chính

– Thủ tục hành chính phải được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật theo đúng thẩm quyền được quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

– Việc quy định một thủ tục hành chính chỉ hoàn thành khi đáp ứng đầy đủ các bộ phận tạo thành cơ bản sau đây:

+ Tên thủ tục hành chính.

+ Trình tự thực hiện.

+ Cách thức thực hiện.

+Thành phần, số lượng hồ sơ.

+ Thời hạn giải quyết.

+ Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính.

+ Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính.

+ Trường hợp thủ tục hành chính phải có mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; kết quả thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí thì mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; kết quả thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí là bộ phận tạo thành của thủ tục hành chính.

Ghi chú: Bài viết được được gửi tặng hoặc được sưu tầm, biên tập với mục đích tuyên truyền pháp luật. Nếu phát hiện vi phạm bản quyền vui lòng gửi thông báo cho chúng tôi, kèm theo tài liệu chứng minh vi phạm qua Email: banquyen.vpludvn@gmail.com; Đồng thời, chúng tôi cũng rất mong nhận được tài liệu tặng từ quý bạn đọc qua Email: nhantailieu.vpludvn@gmail.com. Xin cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm tới Viện Pháp luật Ứng dụng VIệt Nam.